Veranstaltungen und Events richtig planen

Planung und Organisation von Events und Veranstaltungen läuft in vielen Unternehmen neben dem ganz normalen Tagesgeschäft.

Zahlreiche Checklisten und Apps helfen und unterstützen vor, während und nach den Events. Dabei geht es meist um so Fragen wie den Zielen der Veranstaltung, dem Zielpublikum, einem Motto der Veranstaltung und der Wahl von Ort und Datum des Events.

Passende Location für die Veranstaltung wählen

Zum falschen Zeitpunkt am falschen Ort

Schon manche Veranstaltung hat in der Tat viel an Aufmerksamkeit und Wirkung verloren durch die (falsche) Wahl von Ort und Datum.

Es macht also durchaus Sinn, sich mit diesen Punkten frühzeitig und intensiv auseinander zu setzen und unbedingt eine Site-Inspection durchzuführen und die Begebenheiten vor Ort selbst zu prüfen, samt An- und Abreise und Übernachtung.

Schöne, aber schwer erreichbare Locations schrecken Gäste ab

Die Wahl der Location ist dann auch schon sehr nah am Geld und hat immensen Einfluss auf das zur Verfügung stehende Budget.

Denken Sie auch an mögliche verdeckte Kosten. Hotels und Betreiber von Veranstaltungsräumen bieten eine Vielzahl von Services, jedoch in der Regel immer gegen separate Berechnung. Je nach Größe Ihrer Veranstaltung brauchen Sie auch externe Unterstützung durch Security, Einlasskontrolle, Check-In oder auch Feuerwehr. Das schlägt ganz schnell aufs Budget.

Was darf ein Event kosten?

Sparen wo es keiner merkt

Das sind natürlich alles Dinge die absolut notwendig sind und eben auch „etwas kosten“. Häufig schmilzt das Budget dahin wie Eis in der Sonne und dann entsteht der Wunsch, an Stellen einzusparen, wo es keiner merkt. Das Essen ist so ein Punkt, scheinbar.

Doch auf jeder Hochzeit, jeder Firmenveranstaltung und jedem Event gibt es zwei Punkte, an denen die Gäste, die Qualität der gesamten Veranstaltung festmachen und von denen der gesamte Erfolg abhängt: Das Essen und die Unterhaltung.

Vortragsredner, Keynotspeaker, Referenten finden

Wer macht die Musik?

Auf Hochzeiten wird gegessen und getanzt. Wichtig ist, die Gäste satt zu machen, mit gutem Essen und guter Unterhaltung. Auf Veranstaltungen ist es ganz ähnlich. Die Gäste wollen gefüttert und unterhalten werden – ganz direkt und in übertragenem Sinne. Events haben auch die Aufgabe, den Gästen leibliche und geistige Nahrung anzubieten und sie zu unterhalten.

Für geistige Nahrung und Unterhaltung ist der Redner oder Referent verantwortlich.

Sein Thema sollte immer zum Motto ihrer Veranstaltung und zu Ihren Gästen passen, ganz gleich ob es um Kunden, Mitarbeiter oder den Verkaufsaußendienst geht.

Angemessene Vorträge und die richtige Thematik

Wenn Sie also Ihren Kunden die neuen Sortimente vorstellen, dann geht ein guter und erfahrener Redner in seiner Keynote darauf ein, wie Ihre Kunden diese neuen Produkte zeitgemäß vermarkten und verkaufen können.

Sie unterstützen Ihre Kunden also in einem kurzweiligen und humorvollen Vortrag mit provokanten Ideen und punktgenauen Thesen beim Verkauf und damit bei Ihrem wirtschaftlichen Erfolg. Ihre Vertriebsmitarbeiter können Sie im Rahmen des nächsten Firmenevents in einer mitreißenden Keynote von einem Praktiker wertvolle Impulse und sofort umsetzbare Anregungen geben lassen, weshalb und wie die nächste Preiserhöhung umgesetzt wird.

Worauf achte ich bei der korrekten Auswahl eines Referenten?

3x3-Regel für begeisternde Reden

Bei der Auswahl des richtigen Referenten gilt ein Grundsatz: Je erfahrener Ihre Gäste sind in dem was sie tun, desto erfahrener und souveräner sollte ihr Redner sein – und zwar in dem was er erzählt, in der Vergangenheit getan hat und idealerweise noch immer tut.

Aufmerksame engagierte Zuhörer merken und bemerken sehr schnell, ob der Speaker aus eigener Erfahrung und von eigenen Erfolgen erzählt und wirklich etwas zu sagen hat – oder eben nicht. Von Authentizität, Praxisnähe und der Fähigkeit, auch schwierige Sachverhalte auf den Punkt vermitteln zu können, hängt viel ab.

Zum einen für die Teilnehmer, ob sie aus dem Vortrag oder der Rede „etwas mitnehmen“ können. Für Sie als Veranstalter ist das wiederum entscheidend für die Gesamtbewertung Ihrer Veranstaltung.

Grundsätzlich gilt für gute Keynotes und Reden die 3x3-Regel: Jeder Teilnehmer sollte während des Vortrags mindestens dreimal gelacht haben, sich in den Erzählungen dreimal selbst erkannt haben und drei persönliche Impulse mitnehmen.

Autor kommt von Autorität

Keinesfalls sollte Ihr Redner eine „Stand-Alone-Lösung“ oder gar ein „One-Trick-Pony“ sein.

Schafft ein guter Redner in seiner kurzweiligen Keynote die 3x3 – 3x Lachen, 3 x Betroffenheit, 3 Impulse – dann wollen die Zuhörer häufig mehr zum Thema und vom Referenten.

Eine gute Rede vergeht wie im Flug und gerade interessierte Zuhörer wollen nach den Impulsen für das „Was ist zu tun?“ vom Referenten sehr gerne weiterführende Antworten zum „Wie ist es zu tun?“. Referenten mit hohem Praxisbezug stehen deshalb sehr gerne für Fragerunden zur Verfügung, bieten vertiefende Seminare, Trainings und Coachings an und haben zu ihrem Thema mindestens ein Buch geschrieben.

Das ist auch ein wichtiger Punkt für Sie als Veranstalter in der Kommunikation zu Ihren Gästen. Autoren von Büchern genießen bei Zuhörern immer eine höhere Autorität – und diese Autorität des Redners strahlt auf Sie als Veranstalter und Organisator über.

Keynotespeaker mit Erfahrung und Praxiswissen

Der Preis ist heiß

Es gibt also Redner, die gut und gerne über „etwas“ reden und es gibt Redner, die etwas zu sagen haben, bevorzugt zu dem Thema, in dem sie Experte sind. Diese Experten beschäftigen sich Jahre, häufig sogar Jahrzehnte mit ihrem Thema, verfügen über jede Menge Erfahrung und arbeiten täglich aktiv in und an ihrem Thema, meist als Berater, Trainer, Coach und häufig auch als Unternehmer.

Und sie erzählen über dieses Thema, aus erster Hand und angereichert mit neuesten Erkenntnissen, oft fundiert durch Wissenschaft und Lehre. Natürlich haben solche Experten ihren Preis und verlangen für einen einstündigen Vortrag häufig immense Honorare.

Doch Sie wissen ja jetzt, dass es sich bei den Vorträgen um einen der zwei Erfolgsfaktoren für erfolgreiche Veranstaltungen handelt, an dem keinesfalls gespart werden sollte. Vor allem, weil es sich keinesfalls lohnt, genau hier zu sparen, wie eine ebenso einfache wie schnelle Rechnung zeigt:

Differenz aus Honorar „Echter Experte“ minus Honorar „Etwas Redner“ geteilt durch die Teilnehmer ergibt den Pro-Kopf-Mehr-Wert – Beispiel: (6000 – 4000) / 400 = 5 Euro Pro-Kopf-Mehr-Wert

Ein wirklich guter Redner aus der Praxis, der seine Inhalte humorvoll und auf den Punkt präsentiert, wird immer auch dafür sorgen, dass die Teilnehmer mit seinen sofort umsetzbaren Impulsen die Mehrkosten von 5 Euro ganz schnell und um ein Vielfaches wieder reinholen.

Faires Honorar für Referenten mit Expertise und Unterhaltungswert

You get what you pay for

Auch und gerade bei Firmenveranstaltungen ist das ein äußerst wichtiger Punkt. Verhandlungsexperten die sich schon bei ihren eigenen Aufträgen vom Auftraggebern am Telefon innerhalb von wenigen Minuten im Preis drücken lassen, verlieren noch vor dem eigentlichen Auftritt jede Glaubwürdigkeit.

Verkaufstrainer und -redner, die nicht zu ihrem Preis stehen, können bestenfalls im Diskounterumfeld auftreten. Sie sind wie Zeitmanagementexperten die zu spät zum Vortrag erscheinen und außerhalb jeglicher Glaubwürdigkeit arbeiten – und wohl auch leben.

Lassen Sie sich deshalb nicht blenden von schönen Bildern und günstigen Honoraren. Nach dem amerikanischen Sprichwort frei übersetzt, kriegen Sie auch während und vor allem nach Vorträgen und Reden immer genau das, wofür Sie bezahlen.